Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 1. Januar 2025

1. Einleitung und Verantwortlicher

Die Von Rhein GmbH (nachfolgend „Von Rhein", „wir", „uns" oder „unser") nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten auf unserer Website vonrhein.de und bei der Inanspruchnahme unserer Reisedienstleistungen.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Von Rhein GmbH
Hohenzollernring 57
50672 Köln
Deutschland
Telefon: +49 221 4711 882
E-Mail: [email protected]
Handelsregister: HRB 98542, Amtsgericht Köln
Geschäftsführer: Dr. Fabian Schreiber

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Beim Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören:

IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert nach 24 Stunden)
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Datei
Website, von der der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners
Name Ihres Internet Service Providers
Übertragene Datenmenge
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war (HTTP-Statuscode)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung und Optimierung unserer Website sowie der Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit.

2.2 Bei Kontaktaufnahme und Reiseanfragen

Wenn Sie über unser Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch mit uns in Verbindung treten, verarbeiten wir folgende Daten:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer (sofern angegeben)
Inhalt Ihrer Anfrage oder Nachricht
Reisedatum und gewünschte Destination (sofern angegeben)
Anzahl der Reisenden (sofern angegeben)
Sonstige von Ihnen freiwillig übermittelte Informationen

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

2.3 Bei Vertragsabschluss und Buchung einer Reise

Wenn Sie eine Reise bei Von Rhein buchen, ist die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten für die Vertragserfüllung erforderlich. Wir erheben und verarbeiten in diesem Zusammenhang:

Vollständigen Namen aller Reisenden
Geburtsdaten
Staatsangehörigkeit
Reisepassdaten oder Personalausweisdaten
Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail)
Zahlungsinformationen (Bankverbindung oder Kreditkartendaten)
Gesundheitliche Informationen, soweit diese für die Reisedurchführung relevant sind (z. B. Mobilitätseinschränkungen)
Nahrungsmittelpräferenzen und -unverträglichkeiten
Notfallkontaktdaten

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten) verarbeitet werden, stützen wir uns auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten im Reisekontext).

3. Verwendungszwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

Bereitstellung und Verbesserung unserer Website
Bearbeitung Ihrer Anfragen und Kommunikation mit Ihnen
Planung, Organisation und Durchführung von Reiseprogrammen
Buchung von Unterkünften, Transportmitteln und Aktivitäten bei Drittanbietern
Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Versand von Newsletters (nur mit ausdrücklicher Einwilligung)
Analyse und Optimierung unserer Dienstleistungen
Gewährleistung der IT-Sicherheit unserer Systeme
Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: Sie haben in die Verarbeitung eingewilligt (z. B. Newsletter-Anmeldung, Cookie-Einwilligung).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen: Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen.

5. Datenweitergabe an Dritte

5.1 Dienstleister und Auftragsverarbeiter

Für die Bereitstellung unserer Reisedienstleistungen arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen. Diese können im Rahmen der Vertragserfüllung Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten, soweit dies zur Erbringung der jeweiligen Leistung erforderlich ist. Dazu zählen:

Hotels und Unterkünfte für die Buchung und Durchführung Ihres Aufenthalts
Transport- und Chauffeurdienstleister
Reiseführer, Weinexperten und Kulturguides
Veranstalter von Aktivitäten und Erlebnissen
Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von Zahlungen
IT-Dienstleister für den Betrieb und die Wartung unserer Systeme
Buchhaltungs- und Steuerberatungsunternehmen

Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wir haben mit diesen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

5.2 Rechtliche Verpflichtungen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Behörden, Gerichte und andere öffentliche Stellen weitergeben, wenn und soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder eine rechtliche Grundlage für eine solche Weitergabe besteht. Dies gilt insbesondere bei der Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten gegenüber den Finanzbehörden oder bei der Erfüllung von Auskunftspflichten gegenüber Strafverfolgungsbehörden.

5.3 Internationale Datentransfers

Einige unserer Reiseprogramme können die Zusammenarbeit mit internationalen Partnern erfordern. Sofern dabei personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen werden, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies erfolgt durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder durch andere geeignete Garantien.

6. Cookies und Tracking-Technologien

6.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die von Ihrem Browser auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Cookies können keine Programme ausführen und keine Viren übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

6.2 Eingesetzte Cookies

Wir setzen auf unserer Website folgende Arten von Cookies ein:

Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich. Sie ermöglichen grundlegende Funktionen wie Seitennavigation, Cookie-Einwilligungsspeicherung und sichere Formularübertragung.
Analyse-Cookies: Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren. Sie erfassen anonymisierte Informationen zu Seitenaufrufen, Verweildauer und Klickpfaden (nur mit Ihrer Einwilligung).
Marketing-Cookies: Werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt und dienen der personalisierten Werbung und Nutzererkennung über verschiedene Websites hinweg.

Weitere Informationen zu den von uns eingesetzten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

6.3 Cookie-Einstellungen

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

7.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere Informationen, wie Verarbeitungszwecke, Kategorien der Daten, Empfänger der Daten und geplante Speicherdauer.

7.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

7.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO aufgeführten Gründe vorliegt. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet worden sind.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 18 DSGVO genannten Umstände vorliegt, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung ablehnen.

7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

7.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt. Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

7.7 Widerrufsrecht bei Einwilligung

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

7.8 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: [email protected]

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Alle Übertragungen von personenbezogenen Daten über unsere Website erfolgen verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll (TLS 1.2 oder höher). Unsere Systeme werden regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft. Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist auf autorisierte Mitarbeiter beschränkt, die diese Daten für ihre beruflichen Aufgaben benötigen.

Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann keine Übertragung von Daten über das Internet als vollkommen sicher garantiert werden. Wir empfehlen Ihnen daher, bei der Übermittlung vertraulicher Informationen besondere Vorsicht walten zu lassen.

9. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Im Einzelnen gelten folgende Fristen:

Kontaktanfragen: 6 Monate nach Abschluss der Korrespondenz, sofern kein Vertrag zustande kommt
Vertragsdaten: 10 Jahre nach Vertragsende (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht gemäß § 147 AO)
Buchungs- und Reisedaten: 10 Jahre nach Abschluss der Reise
Rechnungen und Zahlungsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB
Server-Logdaten: 30 Tage, danach anonymisierte Auswertung
Newsletter-Abonnements: Bis zum Widerruf der Einwilligung
Cookie-Einwilligungen: 12 Monate ab Erteilung der Einwilligung

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden Ihre Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, es bestehen weitere rechtliche Gründe für eine längere Aufbewahrung.

10. Besondere Verarbeitungssituationen

10.1 Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren möchten, benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Informationen, die uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Wir verwenden das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren. Das bedeutet, dass Sie nach der Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail erhalten, in der Sie aufgefordert werden, Ihre Anmeldung zu bestätigen. Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Daten können Sie jederzeit widerrufen. In jeder Newsletter-E-Mail finden Sie einen Abmeldelink.

10.2 Bewerbungen

Wenn Sie sich bei Von Rhein bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten ausschließlich zum Zweck der Bewerberauswahl. Ihre Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht an Dritte weitergegeben. Sofern wir Ihnen eine Stelle nicht anbieten können, werden Ihre Bewerbungsdaten spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern nicht eine längere Aufbewahrung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder Sie einer längeren Aufbewahrung zugestimmt haben.

10.3 Social-Media-Präsenzen

Wir unterhalten Präsenzen in sozialen Netzwerken. Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Ihrem Besuch unserer Social-Media-Profile richtet sich nach den jeweiligen Datenschutzrichtlinien der Plattformanbieter. Auf die Datenerhebung und -verarbeitung durch die Plattformbetreiber haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Plattform.

11. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte als betroffene Person wenden Sie sich bitte an:

Von Rhein GmbH
Datenschutzbeauftragter
Hohenzollernring 57
50672 Köln
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 221 4711 882

Wir stehen Ihnen für alle datenschutzrelevanten Fragen gerne zur Verfügung und bemühen uns, Ihr Anliegen so schnell wie möglich zu bearbeiten. In der Regel antworten wir innerhalb von 30 Tagen auf Ihre Anfrage.

12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand vom 1. Januar 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und unserer Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter vonrhein.de/privacy-policy.html von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig aufzurufen, um sich über etwaige Änderungen zu informieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie gesondert informieren, sofern uns Ihre Kontaktdaten vorliegen und dies angemessen erscheint.